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マイナンバー対策

平成28年1月から提出される法定調書から運用が開始されるマイナンバー。どんな書類にマイナンバーが必要になるのか?個人からのマンナンバーの取得方法、保管のセキュリティはどうする?などなど疑問がいっぱいだと思います。

マイナンバーのセキュリティ対策

すべての企業でマイナンバーの厳重な管理が求められるのです。

マイナンバーは“個人情報”のうち“特定個人情報”に入ると定義とされており、厳重な管理を求められます。マイナンバーでは従業員を1人雇っていれば他人のマイナンバーを使うことになるので、全部の企業が対象になるわけです。

マイナンバー法は個人情報保護法の特別法として位置づけられています。

マイナンバー保全に関しては、基本的には個人情報保護法の規制の範疇に入り保全を要求されますが、個人情報保護法と違うのは「5000件を超えた個人情報を持たなくても対象となる」「死者のマイナンバーも保護の対象になる」という点です。

 

 

企業におけるマイナンバーの取り扱い

事業者による個人番号の事前収集についてはこちら。

1.社会保障分野

年金、労働、福祉医療の3つの分野に影響があります。

みなさんにマイナンバーを通知するために送られてくる「通知カード」の券面で番号の確認をするなど工夫が必要です。

また、従業員から扶養親族のマイナンバーを取得する場合、企業が扶養親族の本人確認を実施する必要がある場合があります。

従業員から個人番号を取得します。(マイナンバー取得の際の本人確認では、番号確認と身元確認を行います。)

健康保険、厚生年金、雇用保険などに転記して役所に提出します。入社、退社、異動などで何らかの対応をしていかなくてはなりません。関連する帳票はかなりの数になりますので、社内組織の見直し、手続きのマニュアル化等を事前に検討する必要があります。具体的にはマイナンバー取得のタイミング、番号の真正性の確認、本人確認の措置、番号の書類への転記、情報廃棄などが該当します。

また、保存期間を経過した場合は速やかに廃棄または削除が法律で義務付けられています。法律で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーを含む特定個人情報を収集または保管することはできません。書類作成の事務を行なう必要がなくなったり、法令で定められた保存期間を経過したりした場合、マイナンバーに関する情報をできる限り速やかに廃棄または削除する必要があります。

2.税分野

税務署等に提出する税務関係書類に個人番号及び法人番号の記載することとなりますが、個人番号の提供を受ける際は、個人番号カードの提示を受ける等の厳格な本人確認が義務付けられます。

具体的には下記の期日より記載することとなっております。

1 所得税や贈与税については、平成28年分の申告書(平成29年1月以降に提出するもの(平成28年分の準確定申告書にあっては平成28年中に提出するもの))から、

2 法人税については、平成28年1月1日以降に開始する事業年度に係る申告書から、

3 消費税については、平成28年1月1日以降に開始する課税期間に係る申告書から、

4 相続税については、平成28年1月1日以降の相続又は遺贈に係る申告書から、

5 酒税・間接諸税については、平成28年1月分の申告書から、

6 法定調書については、平成28年1月以降の金銭等の支払等に係るものから、

7 申請・届出書等は、平成28年1月以降に提出するものから(税務署等のほか、給与支払者や金融機関等に提出する場合も含みます。)

個人の所得が発生するところ全てにマイナンバーが関係していて、例えば、企業が社員に給料の支払いをするときには、社員のマイナンバーを集めて、「給与支払報告書」に記載のうえ、社員の住む地方公共団体に提出しなければなりません。しかも、収集したマイナンバーが漏れないよう厳重に管理しないと、法律で罰せられることになります。

日本では現在、国税と地方税がバラバラに管理されています。これを一連につなげるような番号が存在しないので、国民の所得を正確に把握できず、公平な社会保障給付ができないといった問題があります。それをマイナンバーを使うことで解消しよう!としているのです。

3.災害対策分野

災害対策では、被災者生活再建支援金の支給などです。現時点では企業の人事労務担当者とは縁のない分野であると思われます。

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